Pernahkan Anda melakukan audit retail?
Dewasa ini sudah banyak masyarakat yang telah paham makna pentingnya pembukuan atau pencatatan laporan keuangan. Hal ini bernilai sangat positif bagi keberlangsungan binis, terutama dalam pengelolaan keuangan.
Pencatatan laporan keuangan tidak hanya sebatas biaya pengeluaran dan pendapatan semata. Anda juga harus lebih jeli dalam mengelola aset yang ada, khususnya mengenail jumlah stock barang yang ada di gudang. Aktivitas ini biasa dikenal dengan nama “stock opname“.
Stock opname bisa diartikan sebagai meriview rekap jumlah stock yang ada dalam bentuk data, lalu dibandingkan dengan jumlah fisik yang ada di gudang. Kedua data tersebut akan dicocokkan, sehingga akan ketahuan apakah barang akan ballance, atau malah kurang stock atau lebih stock.
Proses di atas juga merupakan salah satu bentuk dari audit ritel, loh! Lalu, apa aja sih yang berhubungan dengan audit ritel?
Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, ada baiknya Anda mengenal lebih dahulu apa itu audit dan apa itu ritel, bukan?
Definisi Audit
Audit bisa diartikan sebagai bentuk evaluasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk memverifikasi apakah semua sistem, proses, atau produk telah berjalan sesuai dengan standar dan regulasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan itu sendiri.
Jika selama ini yang Anda kenal hanya sebatas audit laporan keuangan saja, maka kali ini Anda harus memperluas wilayah Anda mengenai proses audit. Seperti yang telah dibahas sebelumnya, audit juga bisa dilakukan untuk mengetahui jumlah stock barang atau persediaan barang yang ada. Oleh sebab itu, kali ini akan dibahas mengenai audit persediaan tersebut.
Definisi Ritel
Istilah ritel lebih sering didengar oleh masyarakat dengan kata penjual eceran. Jadi, sebenarnya istilah ritel merujuk pada para penjual yang langsung menjual barang dagangannya ke tangan konsumen akhir, tidak sebagai supplier ataupun distributor.
Adapun pembagian dari macam-macam usaha ritel yang sering Anda temui, yakni
- Specialty Store, yakni toko yang menjual barang khusus. Contohnya ialah butik yang biasanya hanya menjual pakaian mewah wanita saja, tanpa dicampur dengan produk lain.
- Departement Store, yakni toko yang menjual segala macam barang atau dikenal dengan toko seba ada. Biasanya sering kita temui di dalam mall; akan ditemui penjualan terhadap pakaian, perlengkapan rumah dan barang kebutuhan keluarga.
- Supermarket, yakni sering dikenal sebagai pasar swalayan.
- Factory Outlet, yakni toko sebagai gerai pabrik.
Keempat contoh toko ritel yang telah dijelaskan sebelumnya, proses audit sangat dibutuhkan perusahaan untuk mengecek perputaran kegiatan finansial yang berlangsung.
Audit Ritel
Tujuan dilakukannya proses audit ritel, yakni :
- Memeriksa kesesuaian antara stock fisik barang dangan pencatatan
- Memeriksa kesesuaian pencatatan stock barang dengan prinsip akuntansi berdasarkan IAI
- Memastikan internal control berjalan cukup baik
- Memberi penilaian atas persediaan; apakah masih terbilang wajar ataukah tidak
Langkah-langkah prosedur audit stock atau persediaan barang terangkum seperti di bawah ini.
- Stock Opname : Pengecekan stock fisik dengan listing rekapan, biasanya dilakukan perbulan sebagai agenda rutin, pun juga pada akhir tahun untuk rekap akhir tahun.
- Final Inventory List : Setelah stock opname sesuai, maka bisa dilakukan pengelompokkan barang dagang dengan memisahkan mana stock yang mendekati expired, mana stock yang telah expired, dan mana stock yang layak jual. Pisahkan pula mana stock yang rusak dan tak layak jual.
- Write a Report of Stock : Setelah dua point di atas selesai dilakukan, maka mulailah menulis laporan sesuai dengan persediaan stock barang yang ada.
- Give an adjustment : Jika ada kelebihan stock atau kekurangan stock pada saat stock opname, auditor akan mengambil kebijakan sesuai arahan dari perusahaan dan memberikan penjelasan mengenai stock tersebut dengan mempertimbangkan kewajaran persediaan.
Setelah mengetahui banyak penjelas di atas, mungkin masih ada satu dua hal yang mengganjal di benak Anda. Misalnya, apakah audit ritel hanya sebatas itu saja? Lalu, bagaimana jika stock terlalu banyak menumpuk di gudang? Apa eksekusi yang bisa dilakukan untuk mengurangi stock gudang?
Oke, mari kita bahas lebih mendalam mengenai hal tersebut. Sejatinya jika stock barang digudang ada banyak persediaan akan memiliki arti bahwa perusahaan masih bisa menyuplai kebutuhan konsumen untuk jangka waktu yang cukup lama. Dibandingkan dengan persediaan terbatas, akan tetapi kebutuhan konsumen meningkat. Maka, ini tidak bagus pula untuk kesehatan gudang Anda.
Namun, di lain sisi, jika gudang Anda dipenuhi dengan banyak stock persediaan juga akan mendapat pertanyaa, apakah produk tersebut tidak laku dipasaran sehingga menumpuk begitu saja di gudang? Oleh sebab itu, perhitungan terhadap persediaan barang dagangan di gudang harus benar-benar sesuai. Hal inilah yang akan menjadi pusat perhatian sang auditor.
Setelah keempat point di atas selesai diproses, tidak serta merta tugas sang auditor selesai. Masih ada beebrapa PR yang harus diselesaikan. Yuk, simak point apa saja yang harus ditambahkan.
- Find the reason : Temukan jawaban mengapa stock tidak wajar terlihat di gudang. Stock terlalu sedikit, sehingga tidak bisa memenuhi target pasar. Atau stock terlalu banyak karena tidak laku dipasaran atau lemahnya aktivitas jual beli produk yang dimaksud.
- Giving solution : Setelah menemukan jawaban tersebut, maka auditor wajib memberikan solusi atas kasus yang sedang dialami perusahaan. Misalnya, melakukan double stock jika permintaan di pasaran melebihi angka supplay rutin perusahaan. Atau memberikan promosi penjualan jika stock gudang masih dinilai terlalu banyak karena aktivitas penjualan yang lemah di pasaran.
- Take action : Lakukan tindakan secara tepat dan akurat, jika kedua point sebelumnya sudah terselesaikan. Jangan menunda. Perputaran roda keuangan perusahaan bisa berdampak cukup besar dari aktivitas persediaan.
Sukseskan audit ritel, lakukan langkah tersebut!